esempio — studio professionale
Cruscotto per uno studio con piu' professionisti. Le ore le registrate gia': quello che manca e' vedere cosa raccontano messe accanto ai compensi e alle scadenze.
Dati dimostrativi. Non appartengono a uno studio reale. Le metriche sono aggregate per tipo di pratica e per area, mai per singola persona: misurare le prestazioni individuali apre questioni di controllo a distanza dei lavoratori che vanno affrontate separatamente, e in genere non aggiunge nulla di utile alla decisione.
Dove va il tempo dello studio. Da confrontare con la redditivita': le due classifiche non coincidono.
La contabilita' ordinaria assorbe il 42% del tempo ed e' la meno redditizia. La consulenza e' l'opposto.
I picchi sono prevedibili al giorno: giugno e novembre. Il problema non e' che arrivano, e' che ogni anno arrivano come se fosse una sorpresa.
Il numero da solo genera solo ansia. Serve sapere quali pratiche, cosa manca e se il blocco dipende dallo studio o dal cliente: sette su nove aspettano documenti che non sono ancora arrivati.
| Pratica | Tipo | Giorni alla scadenza | Bloccata da |
|---|---|---|---|
| P-1184 | Dichiarativo | 3 | Documenti cliente |
| P-1190 | Dichiarativo | 5 | Documenti cliente |
| P-1201 | Adempimento | 7 | In lavorazione |
| P-1176 | Contenzioso | 9 | Documenti cliente |
| P-1211 | Dichiarativo | 12 | Documenti cliente |
Sette delle nove scadenze a rischio dipendono da documenti mancanti: e' un problema di sollecito, non di capacita' produttiva.
Il compenso a forfait annuale nasconde tutto: due clienti assorbono molte piu' ore di quante il forfait ne copra, e la differenza la pagano gli altri.
Compenso annuo diviso le ore effettivamente dedicate. I due ultimi clienti stanno sotto il costo orario dello studio.
Dei 34 giorni medi, solo 6 sono lavoro effettivo. Il resto e' attesa: della documentazione, della firma, del riscontro. La pratica non e' lenta, e' ferma.
Un quinto del tempo dello studio non viene pagato da nessuno. Non e' inefficienza: e' lavoro reale fuori dal perimetro concordato, che nessuno ha mai messo per iscritto.
| Causa | Ore | Valore a 60 €/h | Recuperabile |
|---|---|---|---|
| Chiarimenti telefonici fuori incarico | 64 | 3.840 € | Con nuovo mandato |
| Rifacimenti per documenti errati | 48 | 2.880 € | Si, addebitabile |
| Solleciti documentazione | 38 | 2.280 € | No |
| Consulenza informale | 24 | 1.440 € | Da formalizzare |
| Formazione e aggiornamento | 12 | 720 € | Costo di struttura |
Valore complessivo del tempo non fatturato: circa 11.000 € nel mese, di cui almeno la metà potenzialmente recuperabile rivedendo i mandati.
Tre conclusioni che cambiano il modo di far pagare, non il modo di lavorare.
La contabilita' ordinaria assorbe il 42% delle ore a 34 €/h; la consulenza ne assorbe il 16% a 118 €/h. Non serve lavorare di piu': spostare anche solo un decimo del tempo dalla prima alla seconda cambia il conto economico dello studio piu' di qualsiasi nuovo cliente.
186 ore al mese fuori fatturazione, circa 11.000 € di valore. Quasi la metà sono rifacimenti per documenti sbagliati e chiarimenti fuori incarico: sono voci che si possono addebitare o normare nel mandato, non inefficienze da correggere.
Su 34 giorni di lavorazione media, 19 sono attesa di documenti dal cliente e solo 6 sono lavoro. Anche sette scadenze a rischio su nove dipendono dalla stessa causa. Assumere una persona non ridurrebbe questi tempi: un sollecito automatico si'.
Servono tre cose che quasi tutti gli studi hanno gia', ma separate: il registro delle pratiche con le scadenze, le ore consuntivate, i compensi per cliente. Il valore nasce dal metterle insieme — ed e' anche il punto delicato, perche' se le ore vengono registrate a fine settimana a memoria nessun indicatore costruito sopra e' affidabile.
Per questo il primo passo e' guardare come vengono raccolti i dati oggi, non promettere una schermata.
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