Sapere dove si trova il documento giusto e chi può utilizzarlo

> Il problema affrontato

Quando non esistono regole comprensibili, ogni persona crea cartelle, nomi e copie secondo il proprio metodo. I permessi si accumulano, i link vengono inoltrati e le informazioni diventano difficili da trovare o da affidare a un collega.

> A chi è rivolto

• uffici e team che condividono documenti;
• associazioni ed enti con collaboratori o volontari;
• professionisti che lavorano con clienti e partner;
• gruppi che stanno passando dagli allegati a uno spazio condiviso;
• persone con competenze digitali iniziali o intermedie.

È appropriato quando il problema riguarda organizzazione e collaborazione. Se occorre imparare a costruire documenti, fogli o presentazioni, scegliere il corso Microsoft Office. Se il problema principale è giuridico o riguarda dati personali, scegliere GDPR operativo.

> Che cosa si impara a fare

Al termine i partecipanti saranno in grado di:

• definire una struttura di cartelle comprensibile e proporzionata;
• utilizzare criteri condivisi per nomi e collocazione;
• distinguere versione, copia e collegamento;
• scegliere con chi condividere e con quale livello di accesso;
• collaborare sullo stesso documento riducendo duplicati;
• controllare link e permessi prima della condivisione;
• rendere più semplice il recupero e il passaggio delle informazioni.

> Programma

1. Dal file personale al patrimonio condiviso.
2. Strutture di cartelle: profondità, responsabilità e criteri.
3. Nomi di file, date, stati e convenzioni sostenibili.
4. Versioni, cronologia, copie e duplicati.
5. Permessi di lettura, modifica e condivisione.
6. Link interni ed esterni, scadenza e controllo degli accessi quando disponibili.
7. Collaborazione, commenti, revisioni e responsabilità del documento.
8. Ricerca, archiviazione, recuperabilità e passaggio di consegne.
9. Dati personali e sicurezza: quando coinvolgere procedure e referenti specifici.

> Attività ed esercitazioni

I partecipanti riorganizzano un piccolo archivio simulato, definiscono nomi e responsabilità, scelgono permessi per casi differenti e ricostruiscono quale versione utilizzare. Quando possibile, l'esercitazione viene svolta sull'ambiente già adottato dal committente con dati preparati e non riservati.

> Materiali che rimangono

• modello per struttura e responsabilità delle cartelle;
• convenzione essenziale per nomi e versioni;
• checklist su permessi e condivisione;
• schema per il passaggio di consegne documentale.

> Durata e modalità

• Durata minima sensata: 3 ore.
• Durata consigliata: 4 ore.
• Possibili estensioni: 6 ore con esercitazione estesa o due incontri per gruppi diversi.
• Modalità: in presenza o completamente da remoto.

> Prerequisiti e partecipanti

È richiesta una conoscenza essenziale di file, cartelle e browser. Per esercitazioni sulla piattaforma del committente devono essere disponibili account di prova o materiali senza dati riservati. Il formato operativo è consigliato fino a circa 20 persone.

> Adattamento al contesto

Strutture, esempi e terminologia possono essere adattati agli strumenti e ai ruoli presenti. L'adattamento non comprende migrazione degli archivi, configurazione del tenant o revisione completa dei permessi reali.

> Limiti ed esclusioni

Il corso non amministra Microsoft 365, Google Workspace o altri tenant, non configura backup o sicurezza, non migra documenti e non certifica la conformità dei processi. Le decisioni su conservazione, dati personali e accessi reali restano all'organizzazione e ai professionisti competenti.

> Percorsi collegati

• Per creare documenti, fogli e presentazioni: Microsoft Office per il lavoro quotidiano.
• Per dati personali e procedure: GDPR operativo nel lavoro quotidiano.
• Per protezione degli account: Sicurezza digitale: account, phishing e truffe.

> Descrivi come circolano oggi i documenti

Indica gli strumenti utilizzati, il numero di persone coinvolte e dove nascono duplicati, errori o difficoltà di recupero. Non inviare archivi o documenti nel primo messaggio.

Descrivi gli strumenti, i ruoli e il punto nel quale oggi si perde il controllo dei documenti.